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Fatture elettroniche: alcuni aspetti operativi

di Quirico ArganeseStudio Arganese&Partners

(foto Google)

Sono valide le fatture in formato analogico emesse nel mese di dicembre 2018, ma inviate al cliente tramite posta ordinaria o PEC nei primi giorni del 2019. L’IVA relativa alle stesse fatture concorre alla liquidazione IVA del mese di gennaio.

In occasione del forum organizzato dal CNDCEC, l’Agenzia delle Entrate scioglie uno dei principali dubbi con cui si sono dovuti confrontare gli operatori nei primi giorni di gennaio, a seguito dell’entrata in vigore dell’obbligo generalizzato della fattura elettronica. Sempre in merito alla tempistica di emissione/trasmissione delle fatture elettroniche, l’Agenzia ha chiarito che il file fattura, predisposto nel rispetto delle regole tecniche previste dal provvedimento del 30 aprile 2018 ed inviato con un minimo ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell’imposta, costituisce violazione non punibile.

A 15 giorni dall’esordio della fattura elettronica il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed esperti contabili fa il punto della situazione organizzando un forum durante il quale l’Agenzia delle entrate ha reso ulteriori chiarimenti in merito alle principali criticità e difficoltà operative connesse alla concreta applicazione della fatturazione elettronica.

Emissione e ricezione della fattura elettronica

Certamente una delle questioni di maggiore interesse evidenziate dagli operatori del settore è quella relativa alla data che deve riportare la fattura elettronica. A tal riguardo, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che il campo “Data” del file XML deve essere valorizzato indicando la data di effettuazione dell’operazione.

Tale data, nel caso di emissione della fattura immediata, coincide con la data di effettuazione dell’operazione, mentre nell’ipotesi di fattura differita, dato che la stessa riporta i dati dei DDT che identificano il momento di effettuazione dell’operazione, la data da indicare è quella dell’emissione della fattura.

In termini operativi questo vuol dire che nel caso di una prestazione di servizi che si considera effettuata ai fini IVA al momento del pagamento del corrispettivo, la fattura immediata deve riportare quale data di emissione quella del pagamento del dovuto.

Diversamente, nel caso di emissione di fattura differita per una serie di forniture di beni effettuate nel corso di un mese e scortate dal DDT, la data da indicare nella fattura coincide con quella della sua emissione.

Ancora una volta, è stato ricordato che nel primo semestre 2019 è ammessa la possibilità di trasmettere al Sistema di Interscambio la fattura entro i termini della prima liquidazione IVA utile senza applicazione di sanzioni.

Pertanto, ad esempio, una fattura che riporta la data 5 gennaio 2019 potrà essere trasmessa al Sistema di Interscambio entro il 16 febbraio 2019 in caso di operatore IVA “mensile” ovvero entro il 16 maggio in caso di operatore IVA “trimestrale”.

A decorrere dal secondo semestre 2019, l’Agenzia ha aggiunto che – in ossequio ai chiarimenti già resi nella circolare n. 13/E/2018 – “il file fattura, predisposto nel rispetto delle regole tecniche previste dal provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 ed inviato con un minimo ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell’imposta, costituisca violazione non punibile ai sensi dell’articolo 6, comma 5-bis, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 472.”

A tal riguardo sarebbe opportuno che fosse chiarito cosa deve intendersi per “minimo ritardo”.

Sempre in tema di emissione e ricezione delle fatture elettroniche, l’Agenzia, rispondendo ad un altro quesito avente ad oggetto il caso di un’operazione effettuata il 31 marzo 2019 e di invio della fattura al Sistema di Interscambio il successivo 5 aprile 2019, è stato ribadito che il campo “Data” del file XML deve riportare la data di effettuazione dell’operazione. Inoltre è stato aggiunto che la fattura inviata allo SDI nel mese di aprile concorrerà alla liquidazione IVA del mese di marzo 2019, per il cedente/prestatore, e a quella di aprile per il cessionario/committente. Quello che conta, infatti, ai fini della detrazione IVA è la ricezione della fattura (la sola effettuazione dell’operazione non è sufficiente per esercitare tale diritto a seguito delle modifiche recate dal D.L. n. 50/2017).

Fatture del mese di dicembre 2018 inviate nel 2019: analogiche o digitali?

Di particolare interesse è anche la questione relativa alla validità delle fatture analogiche emesse nel mese di dicembre 2018, ma trasmesse al cliente via posta ordinaria o PEC i primi giorni del mese di gennaio 2019. A tal riguardo, l’Agenzia delle Entrate si è pronunciata rispondendo alle FAQ, senza però dissipare del tutto le perplessità.

La questione era se la trasmissione della fattura dovesse avvenire entro il 2018 per dare validità al formato analogico della stessa.

Durante il forum è stato definitivamente chiarito che le fatture datate dicembre 2018, ma trasmesse al cliente nei primi giorni di gennaio 2019 sono valide anche se in formato analogico.

Per quel concerne invece le modalità di detrazione per il cessionario/committente è stato precisato che dette fatture in quanto ricevute nel mese di gennaio 2019 concorreranno alla liquidazione IVA di gennaio da effettuarsi entro il 16 febbraio 2019.

Sempre in tema di detrazione è stato chiarito che l’IVA relativa ad una fattura differita emessa nei primi 15 giorni del mese di febbraio, relativamente ad operazioni effettuate nel mese di gennaio concorre alla liquidazione del mese di gennaio.

Autofatture

Per quel che concerne l’emissione delle autofatture, l’Agenzia, rispondendo a diversi quesiti, ha trattato i vari casi che si possono verificare:

  • nel caso di emissione di autofatture per operazioni soggette al meccanismo del reverse charge interno ha precisato che nel campo “Tipo Documento” occorre indicare il codice TD1. Il codice TD20 viene usano per le c.d. “autofatture spia”, ossia per le autofatture che sono emesse dal cessionario/committente a denuncia della mancata emissione della fattura da parte del cedente/prestatore, decorsi 4 mesi dalla data di effettuazione dell’operazione;
  • nel caso di omaggi occorre emettere autofattura, indicando nel campo “Tipo Documento” occorre indicare il codice TD1;
  • l’autofattura (campo “TipoDocumento” con codice “TD20”) dovrebbe riguardare i soli casi in cui il fornitore non ha trasmesso al Sistema di Interscambio alcun documento.

Fatture verso e da soggetti non residenti

In primo luogo si ricorda che nelle operazioni realizzate con soggetti non residenti (UE e/o extra-UE) non è necessaria l’emissione della fattura elettronica.

Tuttavia, laddove le stesse siano emesse facoltativamente, nel campo “Codice Destinatario” occorre indicare “xxxxxxx”.

L’emissione della fattura elettronica consente di evitare l’invio dello spesometro. Nessun esonero, invece, viene previsto per l’invio dei modelli INTRA, nel caso di operazioni intercorse con soggetti UE, sebbene le stesse siano certificate da fatture elettroniche.

A tal riguardo si aggiunge che nel caso di emissione della fattura elettronica e trasmissione al Sistema di Interscambio, al soggetto non residente occorre consegnare copia della fattura analogica. Infatti, la fattura elettronica detto soggetto non l’ha mai ricevuta (a meno che lo stesso non decida di richiedere un codice destinatario).

Sempre in tema di operazioni con soggetti non residenti, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che non devono essere emesse in formato elettronico le fatture relative a beni effettuate nei confronti di un soggetto estero con consegna della merce in Italia. Sebbene, la merce sia consegnata in Italia e quindi, l’operazione risulti rilevante ai fini IVA in Italia, l’operazione non è intercorsa tra due soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Infine, con riferimento ai dettaglianti che utilizzano la piattaforma OTELLO per la fatturazione a turisti extracomunitari, è stato chiarito che questi sono esonerati sia dall’invio delle fatture al Sistema di Interscambio che dall’invio dello esterometro.

Impossibilità di rifiutare le fatture elettroniche

Un tema particolarmente delicato è quello collegato all’impossibilità di rifiutare le fatture elettroniche emesse nei confronti di privati (B2B e B2C). In materia è stato già chiarito che la correzione va chiesta all’emittente della fattura.

Ora viene chiesto come ci si deve comportare se il soggetto emittente non provvede alla correzione o se lo stesso ha emesso fatture a scopo di frode (perché deve ad esempio “scaricare” il magazzino) e dopo l’emissione risulta irreperibile.

Infatti, considerato che la legge prevede che l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione le bozze del registro IVA degli acquisti, si potrebbe sostenere che l’annotazione in quest’ultimo di una fattura emessa a scopo di frode equivalga ad annotare una fattura per operazione inesistente. Se così fosse, come può tutelarsi il destinatario della fattura in tali circostanze?

L’Agenzia ha risposto a tale quesito ricordando che l’introduzione della fattura elettronica non modifica la situazione descritta nel quesito, che era possibile anche con le fatture analogiche. Certamente chi dovesse ricevere fatture elettroniche false non porterà in detrazione l’IVA e in deduzione i costi di quelle FE; inoltre sarebbe opportuno inviare una segnalazione alla GdF o alla Agenzia delle entrate competente.

Fattura elettronica e conservazione

Quanto alla conservazione delle fatture elettroniche, l’Agenzia ha reso i seguenti chiarimenti:

  • l’adesione al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle entrate comporta necessariamente che il contribuente assuma la qualifica di responsabile della conservazione, sicché anche il piccolo professionista o l’artigiano sarà Responsabile della Conservazione e anche un’associazione dovrà individuare al suo interno il responsabile della conservazione. L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha chiarito nelle Linee Guida e in una FAQ che in caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing, il ruolo di Responsabile della Conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica interna al Soggetto produttore superando in tal senso una risalente prassi dell’Agenzia delle Entrate;
  • è ammessa la possibilità di effettuare contestualmente la conservazione sostitutiva della stessa fattura con più soggetti (ad esempio, Agenzia delle Entrate e società privata che presta il servizio);
  • la conservazione digitale per 15 anni non è subordinata alla firma digitale delle fatture;
  • il destinatario della fattura in regime forfettario non è obbligato a ricevere le FE, quindi è importante che conservi le fatture ricevute in via analogica o via PEC, pur non avendo richiesto al fornitore tale indirizzo, in modo analogico. Si ricorda, tuttavia, che anche l’operatore forfettario o il suo delegato può sottoscrivere il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, indipendentemente dalla modalità di ricezione delle fatture: in tal modo sarà sicuro che le sue fatture passive saranno conservate per 15 anni senza il rischio di perderle.

Anche in caso di chiusura della partita IVA, la conservazione elettronica con l’Agenzia delle Entrate è assicurata per 15 anni.