Negli ultimi anni molte aziende stanno concentrando la loro attenzione sul miglioramento delle tecnologie e dei luoghi messi a disposizione di dipendenti e collaboratori. Una riprogettazione del lavoro che deve partire innanzitutto da quegli spazi che possono essere considerati il fulcro di ogni ufficio, ovvero le sale riunioni.
Nella meeting room tutti i professionisti si confrontano e interagiscono, sia in presenza che da remoto, con l’obiettivo di migliorare la produttività e l’efficienza sul lavoro. Per questo, deve essere uno spazio non solo confortevole ma anche smart e funzionale, dotato di tecnologie all’avanguardia in grado di rendere ogni incontro un’esperienza soddisfacente e proficua.
Quali sono gli aspetti da considerare prima di progettare una sala riunioni smart?
Prima di iniziare ad allestire una sala riunioni digitalizzata è bene avere chiaro il suo utilizzo.
Se nella room si svolgeranno incontri con clienti e fornitori, questa deve essere costruita come un ambiente non solo accogliente ma anche professionale, con l’obiettivo di far sentire gli ospiti a loro agio. Allo stesso tempo, deve comunicare l’identità aziendale in maniera chiara e precisa.
Se la sala verrà invece adibita principalmente ad uso interno, cioè per ospitare i dipendenti stessi dell’azienda, lo spazio deve riuscire a stimolare e favorire la creatività e la concentrazione. In particolare, i partecipanti devono avere la possibilità di mostrare e condividere idee e documenti in un ambiente rilassante, che riesca ad incentivare la conversazione e lo scambio di idee e, allo stesso tempo, che metta a loro disposizione gli strumenti tecnologici più all’avanguardia per poter svolgere tutte le attività richieste.
A prescindere dall’uso che ne verrà fatto, una sala riunioni smart deve avere poi le seguenti caratteristiche:
- uno spazio ampio e ben organizzato, che possa agevolare il movimento delle persone;
- una buona illuminazione;
- un posizionamento strategico in una zona dell’ufficio che sia ben raggiungibile ma lontana da rumori che potrebbero disturbare lo svolgimento dei meeting.
Infine, per rendere una sala riunioni digitalizzata è fondamentale la scelta delle giuste tecnologie che possano dare vita ad un ambiente interattivo e funzionale.
Quali sono le tecnologie per digitalizzare una sala riunioni?
Per garantire, all’interno di una sala riunioni, lo svolgimento di meeting in cui i partecipanti possano interagire facilmente e collaborare in modo immediato, vengono in aiuto soluzioni video, tecnologie audio e dispositivi progettati per migliorare la condivisione e la connettività.
In particolare, ci si può affidare alle tecnologie Digital Signage, scegliendo di avvalersi di Lavagne Interattive Multimediali oppure di Ledwall o Videowall.
La LIM permette a tutto il team di lavorare insieme ad uno stesso progetto, condividendo facilmente documenti e materiali con la possibilità di effettuare modifiche in tempo reale. Le lavagne sono semplici da utilizzare e da connettere, con funzionalità pensate appositamente per facilitare il lavoro di gruppo e il salvataggio, l’archiviazione e l’invio dei progetti.
I Videowall e i Ledwall sono invece utili perché offrono un’esperienza di visualizzazione ottimale per ogni tipologia di contenuto e una visibilità perfetta in qualsiasi condizione di luce e in ogni angolazione.
Infine, per favorire la partecipazione ai meeting anche da remoto è fondamentale installare sistemi di videoconferencing di ultima generazione. Questi comprendono microfoni, amplificatori, tablet, webcam e videocamere HD che abbiano configurazioni versatili e adattabili a spazi di tutte le dimensioni.
